【発表報告】 福岡 ユーザー交流会 2025/8/8(金)
福岡 ユーザー交流会での事例発表を行いました。
2025年8月8日(金)、福岡で開催されたZohoユーザー交流会において、当社の労働時間削減に向けた取り組みについて事例発表を行いました。
当社のコーポレート部門は、少人数体制で会社業務を運営しており、誰かが急に休んでも業務が回せる仕組みづくりが課題でした。そこで、Zoho CRM、Sign、Surveyを中心に、バラバラだった「管理」「ソフト」「ルール」を統合し、業務の自動化と効率化を実現しました。
業務効率化の具体的な取り組み
案件管理の自動化では、WordPressのお問い合わせフォームからZoho CRMへの自動連携、見込み客から商談への情報自動引き継ぎ、Google Driveでの作業フォルダ自動作成、Square請求書の自動下書き作成などを実装しました。事業内容に合わせたカスタムレイアウトを作成し、データを正規化することで、入力漏れの削減と案件の可視化を実現しています。
契約業務のペーパーレス化では、Zoho Signを活用し、秘密保持契約(NDA)や保守契約をWEB上で完結できる仕組みを構築しました。契約書をテンプレート化することで、契約プロセスがスピーディーになり、取引先も安心して利用できる環境を整えています。
採用業務の効率化では、Zoho SurveyによるスキルチェックをCRMと連携させ、応募者情報を一元管理できるようにしました。これにより、ExcelやGoogleスプレッドシートでのやり取りが不要になり、確認作業の手間も大幅に削減されました。
Zoho活用で実現した働き方改革
これらの取り組みにより、週の労働時間に変化が生まれ、少人数でも安定した業務運営が可能になりました。パイプラインの変更時には自動でタスクが作成・通知されるため、「誰がボールを持っているか」が明確になり、作業の遅れや漏れがなくなりました。
また、freee会計やGoogle Drive、Squareといった既存ツールとの連携により、データのマスターをZoho CRMに集約することで、情報の一元管理を実現しています。AI(OpenAI、Claude、Gemini)も活用しながら、Zohoとの連携アイディアを生み出し、継続的な業務改善を進めています。
小規模企業でも、Zohoを活用することで「仕組みで回す体制」を構築できることを、今回の交流会で共有させていただきました。
詳しくはこちら。事例スライドあり
・ユーザー交流会公式ホームページ
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